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Logística. Gestión de compras, almacenes y transporte

Escrito por José Ariel Giraldo López. Publicado en Gestión

Logstica

El alcance de la Logística abarca toda la organización, desde la gestión de materias primas hasta la entrega del producto terminado. La misión de la gestión logística consiste en planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible.

1. Resumen

El alcance de la Logística abarca toda la organización, desde la gestión de materias primas hasta la entrega del producto terminado. La misión de la gestión logística consiste en planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible. La logística tiene una función muy importante en la satisfacción de los clientes, se considera la logística como un componente valor agregado o factor de rentabilidad, que enlaza las necesidades del mercado y la actividad operativa de la entidad.

1. Conceptos sobre logística

En sus principios la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en día son todo un proceso. La misión fundamental de la Logística empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo posible a la rentabilidad de la firma. La logística tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes, informática...) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que sean adecuados. La logística es "el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución" (RAE: 2001)

En el ámbito empresarial existen múltiples definiciones del término logística, que ha evolucionado desde la logística militar hasta el concepto contemporáneo del arte y la técnica que se ocupa de la organización de los flujos de mercancías, energía e información.

Es una disciplina encargada de gestionar flujos de materia, energía e información; a un sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o llevar el producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo exigido, a un bajo costo y en beneficio de la comunidad social. "La logística es fundamental para el comercio. Las actividades logísticas conforman un sistema que es el enlace entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la distancia". (Cedillo: 2008)

Logística empresarial: definición para el profesor Ronald H. Ballou "la logística empresarial es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, así como los flujos de información que se ponen en marcha, con el fin de dar al consumidor el nivel de servicio adecuado a un costo razonable". (Ballau: 2004). El profesor Lambert, integra el término logística en otro más general y la define como la "parte de la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management (SCM)) que planifica, implementa y controla el flujo eficiente y efectivo de materiales y el almacenamiento de productos, así como la información asociada desde el punto de origen hasta el de consumo con el objeto de satisfacer las necesidades de los consumidores". (Lambert: 1998)

Según Council of Supply Chain of Management Professionals, CSCMP anteriormente conocido como Council of Logistics Management, CLM) "La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Suministro que planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los consumidores" (CSCMP: 2008)

La logística es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado". (Franklin: 2004), La logística cumple una función principal de servicio, apoyando las operaciones de producción y de marketing, agregando al producto un importante valor de oportunidad. Una acción logística bien diseñada, coordinada con marketing y orientada al cliente, es una de las herramientas más contundente para crear fidelidad vía mayor valor al producto que se entrega. Otros beneficios son el aumento de la rentabilidad por disminución de costos, y el manejo de inventarios para un retorno rápido de la inversión son definitivos también metas de logística y marketing. Los problemas clásicos que se observan cuando existen inconvenientes en el sistema logístico de distribución y que obligan a replantear la situación son:

• Imposibilidad de comprometer fecha cierta de entrega a los clientes

• Deficiente información sobre las entregas realizadas

• Stocks de productos inadecuados y mal distribuidos

• Lapsos excesivos entre la forma del pedido y su entrega

• Equipamientos e instalaciones deficientes – obsoletas

• Deficiente respuesta a los reclamos de los clientes

• Sistemas orientados a la faz contable y no a la gestión logística

• Distribución inelástica y muy apegada a lo tradicional

• Desconocimiento de los costos reales

• Incertidumbre sobre la calidad de servicio ofrecida.

• Insatisfacción de los clientes.

Para suministrar eficazmente los productos y servicios, las Organizaciones deben definir claramente, antes de establecer su política de distribución, los siguientes puntos:

• Las exigencias del servicio requerido

• Los mejores métodos para satisfacerlas

• Los sistemas de transporte y entrega de los productos

• Los niveles de existencias apropiados y su seguimiento en línea

• La ubicación de depósitos y Centros de Distribución.

• Los canales de comercialización adecuados para cada línea.

La fijación de los distintos estándares de servicio debe tener como objetivo conformar el 100 % de la expectativa de los clientes, y entre los mismos encontramos:

• Ciclo de plazo de pedido

• Frecuencia y fiabilidad de entrega

• Disponibilidad de stock

• Calidad de la documentación

• Restricciones en el tamaño del pedido

• Pedidos completos cumplimentados

• Facilidad en la recepción

• Cumplimiento de plazos

2. Globalización y logística

La globalización implica la internacionalización en todos los aspectos, especialmente en el económico, suscitando cambios en las formas de competencia estratégica, de diferenciación a mercados de bajo costo, que permiten volver a estrategias competitivas basadas en la reducción de los costos de producción y logísticos. Con la globalización las empresas han venido implementando estrategias y planes de acción de mejoramiento en las operaciones logísticas nacionales e internacionales. Algunas han aprovechado el nuevo modelo de negocios globalizado y de integración de mercados.

En la globalización de la economía hay que introducir el concepto de logística porque, entre otras cosas, en economía se parte pensando en los consumidores, creando nuevas estrategias entre los generadores de cargas (bienes) y llegando a los clientes finales. "En las empresas, cada vez, se abocan a hacer lo que saben hacer bien., dejando el resto de actividades de la cadena productiva en manos de compañías especializadas. Es el momento de las plataformas logísticas como soporte en el desarrollo de los mercados internacionales.

La logística internacional se ha constituido en uno de los elementos clave en este nuevo ordenamiento económico internacional, ya que permite la conexión entre centros de producción y consumo distantes, todo ello de una manera rápida y eficaz; la geografía ha dejado de ser una limitación o barrera estratégica debido a los avances recientes de la logística internacional.

Entre los factores que intervienen en la evolución de la logística tenemos:

• Aumento en líneas de producción.

• La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.

• La cadena de distribución quiere mantener cada vez menos inventarios.

• Desarrollo de sistemas de información.

• Estrategias de JIT.

• Todo esto en conjunto traerá los siguientes beneficios:

• Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización.

• Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional.

• Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio.

Ampliación de la visión Gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa.

El alcance de la logística abarca toda la organización, desde la gestión de materias primas hasta la entrega del producto terminado. El proceso gerencial requiere de planificar, organizar, ejecutar y controlar, el rol del gerente es el de facilitar el mejoramiento del proceso. La misión de la gestión logística es planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible. En consecuencia, la logística debe contemplarse como el enlace entre las necesidades de mercado y la actividad operativa de la entidad o empresa. Las inquietudes y objetivos del gerente tienen que ver con la supervivencia del negocio, lograr una buena participación en el mercado, mantener un crecimiento sostenido, obtener rendimientos más atractivos, y buscar mercados en los que sea más competitivo. De acuerdo con la caracterización de la logística en Colombia, estudio realizado por el SENA en el año 2006; "Este estudio se basa en la premisa que la logística se materializa mediante la coordinación explícita de las actividades que aseguran la gestión operativa en:

logistica-gestion-compras-almacenes-transporte

Cuadro 1 Fuente: SENA 2006, Estudio de la caracterización de la logística.

3. La gestión logística

La logística empresarial cubre la gestión de las actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución. Los componentes de la administración logística, empiezan con las entradas que son materias primas, recurso humano, financiero e información, éstas se complementan con actividades tanto gerenciales como logísticas, que se conjugan conteniendo salidas de logística, que son todas las características y beneficios obtenidos por un buen manejo logístico. "Hoy día, cada vez más compañías están adoptando el concepto de administración logís¬tica integrada. Este concepto reconoce que la prestación de mejores servicios al cliente y la reducción de los costos de distribución requieren de trabajo en equipo tanto dentro de la compañía como entre todas las organizaciones del canal de marketing. Dentro de la compañía, los diversos departamentos funcionales deben colaborar estrechamente para maximizar el desempeño logístico de la compañía. Esta también debe integrar su sistema de logística con los de sus proveedores y clientes para maximizar el desempeño de todo el sistema de distribución" (Kotler, 2004) Es precisa una gestión conjunta de todo el sistema logístico que implica flujos de mercancías, información y dinero. Se trata de coordinar todo el sistema de distribución desde el primer proveedor hasta que el producto llega al cliente. Las unidades de gestión logística necesarias en cada una de sus etapas incluye procesos como:

• Almacenaje

• Despacho

• Aprovisionamiento

• Compras nacionales e internacionales

• Control de inventarios

• Economía material

• Transporte externo

• Transporte interno

• Transporte ínter-empresa

• Distribución nacional

• Distribución física Internacional

• Tratamiento y atención de los pedidos

• Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente

• Planificación de la producción

• Control de producción

• Información y comunicaciones

• Control de calidad

• Finanzas

• Mantenimiento

• Mercadeo

• Ventas nacionales e internacionales

• Servicio al cliente

• Protección del medio ambiente

• Aplicación de las Tecnologías de la información y la comunicación.

La gestión logística es un amplio campo que abarca numerosas actividades entre las que se encuentran:

• La gestión del sistema de suministros,

• La gestión del Stock de productos,

• La gestión de almacenes y del sistema de transporte.

La integración de toda la red y la cooperación entre empresas facilita la consecución de los dos grandes objetivos de la logística:

1. Dar un servicio satisfactorio al cliente. Entregar los productos en el tiempo previsto y sin errores.

2. Reducir los costes de llevar el producto a través de todo el sistema hasta el consumidor final. Entre los costes que podemos reducir son fundamentalmente los relacionados con los inventarios, los de almacenamiento, los costes de gestión y los de transportes.

3.1 La gestión de compras

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios. La gestión del aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico.

Las compras como función empresarial presentan un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. "Pero para lograr una gestión de compras eficiente debe quedar bien identificada la cadena de suministros de la entidad. Para lograrlo, las empresas deben involucrar en su estrategia, el tránsito por un camino de tres etapas: la integración funcional de cada área de la organización, la integración interna entre las áreas funcionales formando una cadena de suministro interna y la integración externa entre los proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes" (Cristopher,1994).

Una de las responsabilidades más importantes de la gestión logística en una empresa es la de desarrollar una adecuada relación con sus proveedores. Es así como en los últimos años, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados estratégicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica establecer unas relaciones basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes se conviertan en socios de las ganancias. Pero, para que esta relación tenga éxito es necesario que las empresas escojan adecuadamente a sus proveedores, para lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente

Un departamento de compras eficiente es esencial para el éxito de cualquier intermediario. Las tendencias actuales en la gestión de compras son:

1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores proveedores ampliando el ámbito de búsqueda. Las grandes cadenas están localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor de búsqueda con criterios amplios.

2. Aumentar la información sobre los productos, costes y proveedores que maneja el departamento de compras.

3. Disminuir el número de proveedores. Para reducir costes de compra y de gestión Por ejemplo, los fabricantes de automóviles han reducido de forma drástica el número de proveedores.

4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de negociación para ser un comprador importante.

5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La coordinación con los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del tiempo oportuno al mínimo coste. Por ejemplo un supermercado que descarga muy rápido los camiones que vienen de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas. Esto supone una importante reducción de costes que se reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los pedidos de productos por ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los costes.

3.2 La gestión de almacenes

El almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

La gestión de almacenes implica una serie de decisiones básicas:

1. Decidir el número de almacenes y su tamaño.

2. Elegir las localizaciones para los almacenes

3. El tipo y nivel de mecanización. La primera decisión es si utilizar almacenes en propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos productos requieren almacenes especializados como los productos congelados. Otra decisión fundamental es el nivel de automatización de los almacenes. Actualmente podemos disponer de almacenes totalmente automatizados. Aunque en ocasiones resulta más rentable un nivel intermedio de automatización.

4. Establecer la organización y los procedimientos concretos de gestión.

5. El número de almacenes depende de varios factores. Un factor fundamental es el coste y la duración de los transportes. Hace unos años en Europa los transporte eran más lentos y existía cierta dificultad en las fronteras. La mejora de las comunicaciones y la eliminación de fronteras dentro de la Unión Europea han facilitado concentrar en un menor número de grandes almacenes automatizados las operaciones.

Otros factores fundamentales se relacionan con las características del producto y del mercado.

6. La localización de los almacenes se decide analizando los costes de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes.

7. E el sistema de organización. Se hace preciso decidir el número de empleados de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles responsabilidades. Un aspecto importante en los almacenes es la distribución en planta. Es decir cómo se reparten por la superficie del almacén los distintos productos.

"Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la multimodalidad, sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos de materiales, sistemas de información, sistemas de trazabilidad y sistemas de distribución, han provocado la transformación de los mismos en centros de proceso," (SENA, Estudio de la caracterización de la logística: 2006) Por ejemplo, si colocamos cerca de la salida los productos de mayor movimiento reducimos los desplazamientos totales. Dentro de los almacenes será preciso determinar cómo se moverán los productos, la información y las personas o medios mecánicos. Las distintas etapas o tareas que se desarrollarán desde la recepción de los productos en el almacén hasta su salida. Tendremos que definir de forma precisa los procedimientos. Es decir, como se realizará el trabajo. Establecer las distintas tareas de cada proceso y como se realizan.

3.3 La gestión del transporte

En relación al sistema de transportes tenemos una serie de decisiones básicas:

1. Los sistemas de transporte utilizados. Es decir si utilizamos camiones, trenes, barcos, aviones y la combinación de los mismos. Naturalmente el sistema elegido afecta a los costes, el tiempo de respuesta a los clientes e incluso en la imagen de la empresa. Por ejemplo la cadena de restaurantes especializados en pescado "La Dorada", se diferenciaba porque empleaban una avioneta para llevar el pescado fresco desde el puerto a los restaurantes.

2. Si tenemos camiones propios o contratamos los servicios de empresas de transportes ajenos. Es importante el GPS (sistema de posicionamiento global) satélite de comunicaciones para controlar el flujo de información que se mueve entre tiendas, almacenes y fabricantes.

3. La organización del sistema de transporte y la gestión de la información. La adecuada coordinación de todo el sistema integrado de transporte es fundamental para llevar los productos a los consumidores en el momento adecuado al menor coste posible.

4. El establecimiento de las rutas. Diversos programas informáticos ayudan al establecimiento de rutas para los camiones de reparto. Así como los procesos por los cuales se formulan los pedidos y se realizan los envíos.

5. Los costos de la distribución podemos decir que están determinados por cuatro factores claves independientemente de los sistemas de costeo a utilizar:

• EL producto y los canales de comercialización

• El valor del producto

• El tamaño de la organización

• El nivel de servicio

José Ariel Giraldo López

http://www.gestiopolis.com

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